Portaria 31 de 7/01/2016. Publicado no DOE 33045 DE 08/01/2016. Páginas 19-20.

Data: 8 de janeiro de 2016

Institui a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Subcomissão de Avaliação de Documentos, no âmbito da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade do Pará – SEMAS/PA, conforme art. 18 do Decreto Federal no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e Resolução no 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, e dá outras providências.

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE MEIO AMBIENTE E SUSTENTABILIDADE DO PARÁ, no uso das atribuições que lhe confere o art. 138, no inciso II, da Constituição do Estado,

CONSIDERANDO que a Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (regulamentada pelo Decreto Federal no 4.073, de 3 de janeiro de 2002), estabelece que os arquivos estaduais do Poder Executivo integram o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR e que compete à legislação estadual definir os critérios de organização, gestão, vinculação e acesso aos documentos dos arquivos estaduais;

CONSIDERANDO a Resolução no 05, de 30 de setembro de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios;

CONSIDERANDO a Resolução no 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que dispõe dobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos.

CONSIDERANDO a Resolução no 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos, estabelece que os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

CONSIDERANDO o grande acervo de documentos e processos administrativos findos e arquivados nos setores de aquivos da SEMAS/PA, bem como a necessidade de se definir o tempo de guarda e conservação desses processos;

CONSIDERANDO que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações e racionalizar a produção de documentos, cuja eliminação permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais;

RESOLVE:

Art. 1o Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Subcomissão de Avaliação de Documentos, no âmbito da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade do Pará – SEMAS/PA, conforme art. 18 do Decreto Federal no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e Resolução no 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Parágrafo único. A Comissão e a Subcomissão, tratadas no caput, possuem como finalidade a gestão da documentação existente nos setores de arquivos da SEMAS/PA, considerando os prazos de guarda e destinação dos documentos, bem como os procedimentos para a eliminação, conforme legislação vigente.

Art. 2o A Comissão será composta por um representante de cada diretoria, com exceção da Diretoria de Gestão Administrativa e Financeira, que deverá indicar 3 (três) representantes, sendo que, 2 (dois) destes, obrigatoriamente, serão a chefia da Gerência da Biblioteca e a chefia da Gerência de Documentação e Arquivo, onde o último será o presidente da Comissão.

Art. 3o Ficam nomeados, para compôr a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, os seguintes representantes:

I – Diretoria de Gestão Administrativa e Financeira:

  1. a) Titular: Raimunda Cristina F. de Melo (matrícula no 5896148/1);

Suplente: Andreia Rodrigues Monteiro (matrícula no 57173608/2);

  1. b) Titular: Paulo Cesar Chagas Maia (matrícula no 5828384/2);

Suplente: Márcia Maria Campos (matrícula no 57196267/1);

  1. c) Titular: Valdete Monteiro Cardoso (matrícula no 54189472/2);

Suplente: André Luis Marques Miranda (matrícula no 57175322/1);

II – Diretoria de Gestão Florestal e Agrossilvipastoril:

Titular: Francisco de Assis Pereira Barbosa (matrícula funcional no 3178455/1);

Suplente: Rafael Lima Araujo Ferreira (matrícula no 57175444/2);

III – Diretoria de Licenciamento Ambiental:

Titular: Eveline Farias Uchôa (matrícula no 57175327/1);

Suplente: Gláucia do Nascimento Martins (matrícula no 5122198/1);

IV – Diretoria de Fiscalização Ambiental:

Titular: Cecília Hernandez Ochoa Coutinho (matrícula no 57175629/1);

Suplente: Everton Barros Dias (matrícula no 57235011/1);

V – Diretoria de Ordenamento, Educação e da Descentralização da Gestão Ambiental:

Titular: Mary Anne Monteiro da Gama (matrícula n° 5840236/2);

Suplente: Izabele de Araújo Carvalho (matrícula no 57211462/2);

VI – Diretoria de Tecnologia da Informação:

Titular: Wanderson Felismino da Silva Souza (matrícula no 55587749/2);

Suplente: Lyncon Alexandre Anselmo Zanuto (matrícula no 5919941/1);

VII – Diretoria de Geotecnologias:

Titular: João Fonseca Gonçalves (matrícula no 3255174/1);

Suplente: Roberta Sertão Lira (matrícula no 57213383/2);

VIII – Diretoria de Planejamento e Gestão de Recursos Hídricos:

Titular: Ivani da Silva Pamplona (matrícula no 5423201/2);

Suplente: Lucyana Batista de Oliveira (matrícula no 54192803/3);

IX – Diretoria de Meteorologia e Hidrologia:

Titular: Diogo Marques Oliveira (matrícula no 57215444/1);

Suplente: Jean Josias dos Santos Figueiredo (matrícula no 5900447/1);

X – Consultoria Jurídica:

Titular: Lana Cláudia Lucena da Cunha Filo-Creão (matrícula no 57223654/2);

Suplente: Lorena Mamede Napoleão Alvarez (matrícula no 5913176/2).

Parágrafo único. Os membros da Comissão cumprirão mandato de 2 (dois) anos, podendo ser renovado por igual período, cuja substituição, antes do término do mandato, pode ser realizada, desde que autorizada pelo titular das SEMAS/PA.

Art. 4o A Subcomissão de Avaliação de Documentos terão seus representantes nomeados por meio de portaria específica.

Art. 5o Compete à Comissão elaborar, propôr atualização e divulgar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTDD e o Plano de Eliminação de Documentos – PED, bem como a Listagem, o Edital e o Termo de Eliminação de Documentos, além de orientar na elaboração, pela Gerência de Documentação e Arquivo, dos Códigos de Classificação de Documentos – CCD, conforme Resoluções no 14, de 24 de outubro de 2001, no 5, de 30 de setembro de 2006, e no 40, de 9 de dezembro de 2014, do CONARQ.

  • 1o Além das competências, constante no caput deste artigo, a Comissão deverá promover o treinamento e orientar os trabalhos da Subcomissão na aplicação da TTDD, do PED e do CCD, bem como propor métodos de arquivamento, organização e difusão de documentos e informações, resguardando os documentos que requeiram sigilo e restrições.
  • 2o Compete ao presidente da Comissão estabelecer um cronograma de trabalho, designar datas para reuniões, indicar substituto dentre os demais membros da Comissão e designar aquele com atribuição específica, conforme esta Portaria.

Art. 6o À Subcomissão compete análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados nos setores de arquivos, com fins à identificação para a guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor probatório e informativo, conforme o TTDD, PED e CCD, bem como subsidiar a Comissão na elaboração da Listagem, do Edital e do Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 7o A Comissão terá o prazo de 60 (sessenta) dias, a partir da publicação desta norma, renovável por igual período, desde que autorizado pelo titular da SEMAS/PA, para elaborar a TTDD e o PED, bem como publicar a portaria de nomeação dos representantes da Subcomissão.

Art. 8o A contar da nomeação de seus representantes, a Subcomissão deverá, no prazo de 90 (noventa) dias, analisar, avaliar e selecionar os documentos existentes nos setores de arquivos da SEMAS/PA, que subsidiarão a Comissão na elaboração da Listagem, do Edital e do Termo de Eliminação de Documentos, imediatamente após a conclusão dos trabalhos da Subcomissão, com fins à eliminação e/ou digitalização, nos moldes estabelecidos nesta norma.

Art. 9o Fica revogada a Portaria no 699, de 3 de maio de 2011, da Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade do Pará – SEMAS/PA.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Belém/PA, 07 de janeiro de 2016.

LUIZ FERNANDEZ ROCHA

Secretário de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade do Pará

 

Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Sustentabilidade
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